Programme · Trois jours par groupe, espacés de deux à trois semaines
Structurer et gouverner la documentation
Le socle sur lequel les agents s'appuient
Ce programme est une base. Il se construit sur vos données, vos outils et vos cas, à la carte : les besoins exprimés au premier échange deviennent ses objectifs, et chaque séquence travaille sur votre matière, jamais sur un cas d'école.
01 · Pourquoi commencer par là
La base
C'est la base pour tout agent qui doit s'appuyer sur vos documents : un agent ne retrouve que ce qui est rangé, nommé et autorisé. Avant la fabrique d'un outil documentaire, cette structuration est le premier geste.
Un document qu'on ne retrouve pas n'existe pas, ni pour vos équipes, ni pour vos agents.
02 · Pour qui
Le public et les prérequis
Le public
L'équipe qui porte la documentation de l'entreprise ou d'un métier : qualité, méthodes, administration, direction technique, avec la personne qui administre les espaces. Quatre à huit personnes.
Les prérequis
- Un espace documentaire existant (SharePoint, serveur de fichiers, outil documentaire), même en désordre.
- Un périmètre réel à traiter pendant les trois jours, désigné avant la première journée.
03 · Les objectifs
Ce que chaque participant sait faire en sortant
- Cartographier la documentation d'un périmètre : où elle est, qui en a besoin, quel est son cycle de vie.
- Concevoir un modèle de rangement : bibliothèques, métadonnées, nommage, droits.
- Migrer un périmètre réel, avec les équipes, sans rien perdre.
- Poser une gouvernance qui tient : règles, responsables, revue, et ce qu’un agent pourra lire.
04 · Le programme
Séquence par séquence
Les horaires sont ceux d'un groupe type. Ils se composent à la carte : une séquence de plus ici, une de moins là, selon ce que l'équipe apporte. La colonne de droite dit ce qui, dans chaque séquence, se fait sur votre matière.
- Jour 1
La cartographie
Où sont les documents, en vrai : espaces, messageries, disques, têtes. Qui produit, qui cherche, qui valide. Le cycle de vie, du brouillon à l'archive. Ce qui est sensible, ce qui est public.
Sur vos donnéesLa carte de votre périmètre, dressée en salle avec ceux qui le font vivre.
- Jour 2
Le modèle de rangement
Bibliothèques et dossiers, métadonnées utiles (pas plus), règles de nommage, droits d'accès par rôle. Les modèles de documents. Ce qu'un agent lira, et ce qu'il ne doit pas voir.
Sur vos donnéesLe modèle de rangement de votre périmètre, décidé avec l’équipe.
- Jour 3
La migration et la gouvernance
Un périmètre réel migré en salle, avec les équipes. Les règles écrites, les responsables nommés, la revue trimestrielle. Le premier test d'un agent sur la documentation rangée.
Sur vos donnéesVotre périmètre, migré, et un agent qui le lit.
05 · À la carte
Ce que l'on adapte à votre équipe
- Le modèle de rangement se construit sur votre organisation, pas sur un gabarit : les métadonnées sont celles que vos équipes utilisent déjà dans leur tête.
- Sur SharePoint, Google Drive ou un outil documentaire : la méthode est la même, l'outillage change.
- Le programme se réduit à deux jours quand la cartographie existe déjà, ou s'étend quand plusieurs périmètres sont à traiter.
L'évaluation des acquis
En fin de troisième journée, le périmètre désigné est migré selon le modèle de rangement, ses règles sont écrites et ses responsables nommés, et un agent répond correctement à cinq questions sur cette documentation.
06 · Demander
Organiser ce programme
Dites-nous l'équipe, son métier, ses outils, et ce qu'elle doit savoir faire en sortant. Le premier échange fixe les séquences, l'effectif et le dossier de prise en charge. uniy n'anime jamais un programme sans l'avoir d'abord adapté à l'équipe.
Les autres programmes, le prix et le financement : l'embarquement.